Hồ sơ
là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ
là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Đơn vị bảo quản
Là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập thành một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
Phương án phân loại tài liệu
Là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
Vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu, tình hình thực tế tài liệu và yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu, có thể lựa chọn một trong các phương án sau:
+ Phương án “CƠ CẤU TỔ CHỨC – THỜI GIAN”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định;
+ Phương án “THỜI GIAN – CƠ CẤU TỔ CHỨC”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
+ Phương án “MẶT HOẠT ĐỘNG – THỜI GIAN”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;
+ Phương án “THỜI GIAN – MẶT HOẠT ĐỘNG”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
+ Phương án “VẤN ĐỀ – THỜI GIAN” và “THỜI GIAN – VẤN ĐỀ”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân và các sưu tập tài liệu lưu trữ.
Đơn vị tính số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý
Được tính bằng mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý (viết tắt là m giá). Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) dày 10 cm.
Tài liệu rời lẻ
Tài liệu chưa được lập hồ sơ còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn.
Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ
Tài liệu đã được đưa về từng vấn đề, tương ứng với một hồ sơ nhưng chưa hoàn chỉnh theo yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.
Kế hoạch chỉnh lý
Là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
Mục lục hồ sơ
Là công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông, sưu tập lưu trữ theo phương án hệ thống hóa.
