GIỚI THIỆU
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Thế nào là số hóa tài liệu:
Số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng truyền thống (chữ viết, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh) trên giấy, băng, đĩa,… sang máy tính và được máy tính nhận biết dưới dạng số.
Nói một cách khác số hóa tài liệu là sự chuyển hóa dữ liệu từ “bản cứng” (tài liệu dạng giấy, film) thành dạng số và lưu trữ dưới dạng “bản mềm” trong máy tính hoặc thiết bị lưu trữ nào đó.
Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ được xây dựng dựa trên mô hình khách/chủ.
– Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối.
– Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềm có kiến trúc 3 lớp:
+ Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị.
+ Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình.
+ Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục vụ cho các chức năng của phần mềm Lưu trữ, gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ liệu.
2. Phần mềm có thể vận hành trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ
Giao thức truyền thông giữa hai hệ thống máy khách và máy chủ trong giải pháp Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ là http. Giao thức này được xây dựng trên nền tảng của bộ giao thức TCP/IP, nền tảng truyền thông của mạng Internet. Điều này giúp cho Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ có thể được triển khai trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác nhau.
3. Giao diện phần mềm
Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ web (asp.net). Các máy trạm chỉ cần cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm.
Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng và hoàn toàn độc lập với hệ điều hành mà trình duyệt này được cài đặt như Microsoft Internet Explorer (phiên bản 6.0 trở lên).
4. Hệ quản trị CSDL
SQL Server 2005 Express là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.
SQL Server 2005 Express được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 Express có thể kết hợp “ăn ý” với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server….
II – LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
– Tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để khai thác;
– Thuận lợi trong việc tổng hợp báo cáo;
– Nâng cao năng suất và hiệu quả công tác;
– Giảm thiểu tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công;
– Thuận lợi cho người quản lý trong việc thống kê, kiểm kê;
– Tối ưu hóa qui trình quản lý, khai thác tài liệu một cách khoa học, hiện đại.
III – ĐẶC ĐIỂM TỔNG QUAN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
– Phát triển theo định hướng chung của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
– Yêu cầu kỹ thuật của phần mềm được xây dựng theo Hướng dẫn 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước;
– Toàn bộ quy trình trên phần mềm được áp dụng theo Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN, 105/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước v/v ban hành quy trình phục vụ độc giả tại phòng đọc, quy trình cấp bản sao tài liệu lưu trữ;
– Đáp ứng các yêu cầu báo cáo thống kê theo qui định của ngành;
– Tích lũy kinh nghiệm vận hành thực tiễn tại nhiều đơn vị;
– Có thể chạy trên mạng nội bộ, mạng intranet hay mạng internet đảm bảo sự khai thác thông tin theo thời gian thực;
– Có khả năng tùy biến để phù hợp với các loại hình tài liệu như: Tài liêu hành chính, tài liệu XDCB, tài liệu Phim, tài liệu ảnh, tài liệu bản đồ, tài liệu hán nôm, … và tài liệu đặc thù của các ngành như: Tài liệu ngành Thuế, tài chính và tài liệu quản lý nhà đất, … (có thể sử dụng cho mọi loại hình tài liệu);
– Cho phép tự định nghĩa các trường dữ liệu bổ sung, tự định nghĩa màn hình nhập dữ liệu, …
– Cho phép người sử dụng tạo lập, quản lý các danh mục của hệ thống như danh mục tên loại văn bản, khung phân loại thông tin, tác giả văn bản,…
– Tích hợp tất cả các dữ liệu quản lý chung trong một cơ sở dữ liệu;
– Cơ chế bảo mật, phân quyền sử dụng rõ ràng;
– Trao đổi thuận lợi với các sản phẩm Windows: Word, Excel;
– Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng;
– Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở.
IV- KHÁI QUÁT MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
- 1. Chức năng Quản trị
– Quản lý, phân quyền người dùng theo chức năng và theo phạm vi khai thác tài liệu;
– Cho phép cán bộ quản lý theo dõi, giám sát toàn bộ hoạt động của hệ thống;
– Có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
2. Chức năng cập nhật
– Là chức năng hạt nhân của hệ thống. Với thiết kế cốt lõi vững chắc này, việc sử dụng các chức năng khác đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn của toàn bộ cơ sở dữ liệu;
– Có thể tự định nghĩa các trường thông tin theo yêu cầu quản lý của từng loại hình tài liệu;
– Có thể thêm mới các loại hình tài liệu và định nghĩa các trường phù hợp với loại hình tài liệu đó;
– Quản lý toàn bộ các danh mục hệ thống (Danh mục kho, danh mục đơn vị, danh mục loại văn kiện, danh mục phông lưu trữ,…);
– Nhập liệu dễ dàng, tự động hoá các thao tác lặp đi lặp lại trong quá trình nhập;
3. Chức năng tìm kiếm – lập đề nghị mượn
– Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác, tìm kiếm hồ sơ, văn bản theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
– Có thể tự thiết lập các trường tìm kiếm đối với từng loại hình tài liệu.
– Hỗ trợ 02 hình thức tìm kiếm: tìm đơn giản và tìm nâng cao với hàng chục trường tìm kiếm cơ bản như: Số hồ sơ, số hộp, tiêu đề, thời gian BĐ, thời gian KT, tên hạng mục, tên công trình, đơn vị, … có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm với nhau bằng toán tử VÀ (AND) hoặc HOẶC (OR) để có kết quả chính xác.
– Có thể xác định vị trí thực của hồ sơ trên kho sau khi tìm kiếm;
– Có thể xem được thông tin cấp 1 của hồ sơ (tài liệu gắn kèm như: file hình ảnh, âm thanh, …)
– Cho phép mỗi đối tưọng sử dụng có một trang thông tin riêng quản lý các giao dịch của mình với cán bộ lưu trữ.
– Cho phép in ấn các biểu mẫu yêu cầu khai thác tài liệu (mượn tài liệu) và yêu cầu xin sao chụp tài liệu (phô tô) đúng theo quy định nghiệp vụ.
4. Chức năng duyệt đề nghị mượn
– Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu, xin sao chụp tài liệu;
– Thao tác duyệt đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ trước khi ra quyết định duyệt;
– Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình duyệt tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
5. Chức năng cho mượn – nhận trả tài liệu
– Quản lý toàn bộ các yêu cầu xin đọc tài liệu đã được duyệt;
– Quản lý toàn bộ quá trình mượn trả tài liệu của từng đối tượng;
– Thao tác cho mượn – trả đơn giản, trực quan, cho phép xem chi tiết từng văn bản trong hồ sơ;
– Cho phép thống kê lại toàn bộ quá trình mượn – trả tài liệu trong khoảng thời gian từ ngày – đến ngày.
6. Chức năng bảo quản
– Có thể tạo ra danh mục các kho lưu trữ, các giá kệ trong kho và gán các nhãn để có thể quản lý theo nhóm tài liệu.
– Quản lý toàn bộ hệ thống giá kệ trong kho theo sơ đồ thực;
– Có thể xem chi tiết giá kệ (tầng, mặt, ngăn, số lượng hộp trên kệ, số lượng hồ sơ trên kệ,…);
– Quản lý thông tin về kho lưu trữ (diện tích kho, đã sử dụng bao nhiêu % diện tích, khả năng chứa còn lại, …);
7. Chức năng thống kê – in ấn
– Cung cấp các báo cáo thống kê phong phú, đa dạng và chính xác về tình hình mượn, trả tài liệu theo chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
+ In mục lục quản lý tài liệu;
+ In mục lục tra cứu tài liệu theo đợt chỉnh lý, theo phòng ban, theo phông, …
+ Thống kê tài liệu đưa ra khai thác theo tháng, theo quý, theo năm;
+ …
8. Và nhiều chức năng khác như:
– Chức năng lập danh mục tài liệu huỷ;
– Chức năng nhập danh mục hồ sơ lưu trữ hiện hành (của các phòng, ban trực thuộc);
– Chức năng kiểm tra hồ sơ hiện hành của các phòng, ban nhập và chuyển vào kho lưu trữ.
– …
V – CÁC YẾU TỐ CẦN VÀ ĐỦ ĐỂ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
– Sự thống nhất về yêu cầu quản lý;
– Trình độ tin học căn bản của CBCNV;
– Máy vi tính hoặc một mạng máy tính.
